See on osa CNETi #adulting lugude seeriatest, mis aitavad teil välja selgitada, kuidas elada, töötada ja mängida, kui sa oled kõik üles kasvanud.
Kui teil on 2017. aastal töökoht - või koolis käia või lihtsalt hingata -, loodate tõenäoliselt e-posti teel asjade tegemiseks. Ja kuigi olete ilmselt e-posti teel saatnud hea osa oma elust, on kaastöötajate ja ülemuste postitamine e-posti teel erinev kui ema või teie parimad sõnumid.
Olen kirjutanud e-kirju klientidele professionaalselt umbes 10 aastat. Siin on minu parimad nõuanded oma e-kirjade avamiseks, lugemiseks ja iga kord vastamiseks.
1. Ära raiska teemarida
Teema on teie esimene (ja mõnikord viimane) võimalus saada keegi teie e-posti avamiseks. Ära lase välja teemaga, mis ütleb lihtsalt "Tere!" See ütleb lugejale midagi. Kui nad ei tunne sind isiklikult, eeldavad nad, et teie e-post on rämpspost ja kustutage see.
Parim teemarida võtab kokku, mida teie e-kiri puudutab. Siin on mõned head näited:
- Küsimus teisipäeva koosoleku kohta
- Vajad abi uue tarkvaraga
- Kas sa tead Jim Smithit?
- Kasulik tagasiside New Yorgi konverentsil
Pidage meeles, et teemarid lõigatakse ära, eriti mobiilsides. Niisiis, hoia see lühike, huvitav ja punkt.
2. Lisage kiireloomulisus (... kui see on kiireloomuline)
Teine näpunäide avamiseks on teema kiireloomulisuse lisamine - kui ja ainult siis, kui see on kiireloomuline. Kapsliluku kasutamine on selle jaoks suurepärane, kuid kasutage seda säästlikult. siin on mõned näidised:
- Vajan oma arvutustabeli ASAP
- ÄRGE: Oled sa veel hääletanud?
- ATTN: Vajad abi koosolekuruumis
- RSVP: Vajad oma vastust EOD
- TIMELY: registreeruge täna kell 18.00
Ülaltoodud on kasulik ainult siis, kui vajate e-kirja lugemist ja vastamist kiiresti. Ülekandmisel kaotavad need valmistised kiiresti.
3. Olge juhuslikud ja kasutage nimesid
Kui saadate e-posti teel kellegi, kes sind ei tunne, avage kindlasti alati isiku nimi. See muudab e-kirja vähem rämpspostiks ja isiklikuks. Algab juhuslik e-kiri, "Tere Anna!" Kui e-kiri on formaalsem, minge midagi sellist: "Tere Anna Jones" või "Kallis proua Jones".
Isegi kui e-kiri võib tavaliselt olla ametlik, võib teil olla parem õnne ootamatult juhusliku taktikaga. Seda tüüpi e-post tundub isiklik ja juhuslik, kuid mitte invasiivne. Hei, kasutades oma eesnime ja mainides midagi isiklikku ja spetsiifilist saajale, saab e-kirja selle juhusliku kohani ilma ületamata. Mõned asjad, mida võite öelda, on järgmised:
- See oli tore kohtumine eelmisel nädalal
- Armastas oma piiksumist / Facebooki postitust / jne. umbes [täitke tühi siin]
- Teie vestlus konverentsil [täitke tühi] oli minu jaoks eriti kasulik, sest [täitke tühi]
See juhuslik lähenemine võib anda vastuvõtjale tunde lõdvestunud ja vastuvõtlikumaks. Ma kasutan põhjuslikku lähenemist 90 protsenti ajast ja see toimib. Salvestan ametlike ametlike ametnike ja suurettevõtete juhtide jaoks.
Isegi formaalsemates kirjades, alustades komplimentist või positiivsest isiklikust kogemusest, saab kohe lugejale oma e-posti investeerida ja rohkem valmis vastama. Lihtsalt hoidke see lühike.
4. Pöörduge punkti
Mõtle, kuidas oma postkasti kontrollida ja prioriteediks seada. Tõenäoliselt on teil palju e-kirju, et selgitada välja, mis vajab kohest reageerimist ja mida saab edasi lükata. Nii et ära raiska aega preambulitega. Pöörduge kohale kohe, seejärel lisage hiljem mis tahes seletaja või kõrvalteave. Keegi ei saa aega e-kirjaga läbi rääkida, et välja selgitada, mida sa tahad.
Vajaduse korral aitab loetelude nimekiri lugejal kiiresti aru saada, mida vajate.
5. Hoidke see lühike
Isegi kui sa kohe kohale jõuad, siis ärge jälle jälgi. Lisage ainult kõige olulisem teave, seejärel lõpetage kirjutamine. Tõsiselt. Pikk tekstiplokk muudab teie saajad ohvriks ja otsustavad, et nad tulevad tagasi ja loevad teie e-kirja hiljem, kui neil on rohkem aega. Arva, mida küll? Teie e-kiri unustatakse kiiresti ja nad ei saa kunagi teie juurde tagasi.
6. Lisage üleskutse
Kui soovite, et saaja tegutseb, ütle seda. Anna neile juhiseid täpselt selle kohta, mida vajate, nagu teatud aja ja kuupäeva vastus. Seda kutsutakse kutsetegevuseks (CTA) professionaalses e-kirja kirjutamise vormis.
7. Tee see lihtsaks
Veenduge, et teie saajal oleks võimalikult lihtne teha seda, mida küsite. Lisage link, millele klõpsate, telefoninumbrile, millele soovite helistada, või dokumendile, mida soovite üle lugeda, kui vajate rohkem kui lihtsalt meiliga saadetud vastust.
8. Lisage tähtaeg
Ärge unustage lisada kiireloomulisust, andes saajale oma tegevuse tähtaja, kui saate. Samuti on viisid, mis takistavad teie üleskutset tunda nõudlikust. Ütle palun ja tänage teid, et teie taotlust pehmendada.
siin on mõned näidised:
- Kas saadate mulle EODi vastuse? Täname!
- Kas saate RSVP-d kasutada seda linki keskpäeval?
- Palun andke mulle helistamine kell 9.00. Minu lahtri number on 000-0000.
- Palun liituge ülejäänud meeskonnaga meie Slack grupis: abc123.slack Password: 1234
Sõltuvalt teie taotluse kiireloomulisusest võib see aidata abisaajalt vastata ka juhul, kui tähtaeg ei toimi. Nii saate läbi viia dialoogi, mis aitab ära langeda.
9. Ära unusta oma nime
Lõpetage e-kiri tänu ja teie nimi. Ärge lihtsalt oletage, et nad teavad, kellest e-kiri on pärit. Tegelikult muutke kindlasti oma e-posti konto automaatset allkirja oma täisnime, ametit või positsiooni ja kontaktandmeid nii, et see oleks automaatselt iga e-posti aadressil.
10. Järelmeetmed
Kui teie tähtaeg on möödunud, ärge kartke saajale e-kirja saata, et kontrollida nende vastuseid. Mõnikord tahavad inimesed teile vastata, kuid nad lihtsalt unustavad.
Siin on paar järgnevat rida, mida saate varastada:
- Tere (nimi), märkasin, et sa ei saanud mulle tagasi (teema). Kas sa saad minu juurde tagasi (aeg)? Täname!
- Tere (nimi), kas sa nägid minu e-posti (teema) kohta? Kui ma saaksin vastuse (aeg), oleks see fantastiline. Täname!
Teades tõhusa e-posti kunsti, võite märkida. Kasutage neid elemente ja saate tulemusi. Kes teab? Teie oskuslikud meilisõnumite oskused võivad isegi liigutada redelit tööl.
Jäta Oma Kommentaar