Vähesed teie arvutis olevad ressursid on teie tööelu jaoks väärtuslikum kui kontaktide loend. Kahjuks on kontaktid ka kõige raskemate varade hulgas.

Hiljuti esitas selle küsimuse Alanile nimega lugeja:

Mina ja minu kaks kaaslast kasutavad Microsoft Outlooki meie müügikontaktide jaoks. Praegu säilitame kolm eraldi kontaktandmebaasi. Soovime ühendada meie andmebaasid ühte sellesse, mida kõik kolm meist pääsevad, muudavad ja värskendavad vastavalt vajadusele. Kas on olemas protsess / tarkvara, mida saate selle saavutamiseks soovitada?

Kui te ei kasuta käsitsi lähenemist, siis võimaldab Outlook eksportida oma kontaktid PST-failina, mida teie kaastöötajad saavad oma Outlooki kontodesse importida. Igal kasutajal on endiselt oma eraldi kontaktiloend, mida teised kasutajad saavad oma Outlooki profiilist juurde pääseda, nii et tegelikku sünkroonimist ei toimu.

Loomulikult ei ole muutused, mida iga inimene teeb oma kontaktiloendisse, teistele kasutajatele ilmne seni, kuni PST-fail on uuendatud teabega reeksporditud ja seejärel kõik teised kasutajad uuesti importinud. Ühe kontaktiloendi automaatne sünkroonimine mitme Outlooki kasutaja vahel (ilma muidugi ilma Exchange'i serverita) nõuab sellist programmi nagu 4Team $ 35 ShareO, mis on saadaval piiratud funktsiooniga 14-päevases tasuta prooviversioonis.

ShareO võimaldab teil Outlooki kausta jagada ja sünkroonida ilma Exchange'i serverit kasutamata. Programm töötab kõigi Outlooki versioonidega aastatel 2000 kuni 2010, kuid töötab ainult Windowsi arvutites. Ettevõte pakub ka $ 25 ShareContacts programmi, mis sünkroonib ainult Outlooki kontakte. Ma testisin rohkem täisfunktsionaalset ShareO-d.

Ekspordi / impordi lähenemisviis Outlooki kontaktide jagamisele

Kolmel arvutil on minu kodus kontoris kolm erinevat Outlooki versiooni. Töörežiimis töötav arvuti töötab Outlook 2003-s ja sellel on 414 kontakti, varundussüsteem kasutab Outlook 2007-i ja sisaldab ainult 42 kirjet oma kontaktide loendis ning testarvutil on Outlook 2010 vaikeseade nullkontaktidega.

Töökohal olevate kontaktide eksportimiseks Outlook PST-failina kulus vaid paar minutit ja importige fail varundus- ja testarvutitesse. Kontaktide eksportimiseks rakendusest Outlook 2003 ja 2007 klõpsake nuppu Fail> Import ja eksport. Rakenduses Outlook 2010 klõpsake suvandil Fail> Ava> Import. Kõigis kolmes versioonis vali Impordi ja ekspordi viisardis jaotises „Valige toiming, mida teha” valige „Ekspordi failile“ ja seejärel klõpsake nuppu Edasi.

Valige jaotises "Loo failitüüp" sõltuvalt teie Outlooki versioonist isikukausta fail (.pst) või Outlooki andmefail (.pst) ja klõpsake nuppu Edasi. Valige oma kaustast „Valige eksportivast kaustast“ kaust „Kontaktide kaust”, märkige vajadusel märge „Kaasa alamkaustad” või tühjendage see ja valige uuesti Järgmine.

Andke failile unikaalne nimi, klõpsake nupul Sirvi ja valige eksporditud kontaktide faili salvestamiseks asukoht (või aktsepteerige vaikimisi asukoht Outlooki jaoks). Võimalus asendada duplikaadid eksporditavate üksustega valitakse vaikimisi. Teil on võimalik lubada duplikaatide lubamine või eksemplaride väljajätmine eksporditud failist. Lõpuks klõpsake nuppu Valmis.

Kontaktide importimiseks teise Outlooki kontole logige kontosse sisse ja valige File> Import and Export (Outlook 2003 ja 2007) või File> Open> Import (Outlook 2010). Valige "Toiming, mida soovite täita, ja klõpsake nuppu Edasi. Sõltuvalt teie Outlooki versioonist klõpsake nuppu Isiklik kaustafail (.pst) või Outlooki andmefail (.pst) ja klõpsake nuppu Edasi.

Aknas "Fail importida" klõpsake nuppu Sirvi ja navigeerige eelmises etapis eksporditud PST-failile. Valige kaust Kontaktid, märkige vajadusel "Kaasa alamkaustad", valige "Impordi elemendid aktiivsesse kausta" ja klõpsake nuppu Valmis.

Outlooki lisandmoodul sünkroonib jagatud kontaktide loendid

Kontaktide (ja teiste Outlooki andmete kaustade) manuaalne impordi- ja ekspordiprotsess on piisav ühe kasutaja jaoks, kes lihtsalt tahab pääseda samasse kontaktiloendisse mitmes Outlooki profiilis, kuid see ei vasta kahe või enama inimese vajadustele, kes soovivad ühendada oma eraldi kontaktandmebaasid ühte hoidlasse ilma Exchange'i serverit kasutamata.

Outlooki ShareO lisand lubab sünkroonida mitut kontaktkausta (ja teisi Outlooki kaustu) kasutajate rühma vahel. Testisin programmi, jagades Outlook 2003, 2007 ja 2010 kolmest Outlooki profiilist rohkem kui 400 kirjet sisaldavat kontaktkausta. Programm võimaldab ka jagada ja sünkroonida e-kirju, kalendreid, ülesandeid ja teisi Outlooki kaustu, kuid testisin seda ainult kontaktidega.

Pärast lisandmooduli allalaadimist ja installimist asetab see ShareO võimaluse Outlook 2003 põhimenüüsse ja Outlook 2007 ja 2010 ribasse.

Kontaktide eksportimiseks mõnda teise Outlooki profiilis valige menüü Kontaktid (või mõni muu kaust, mida soovite jagada) ja klõpsake ShareO menüüs Share (jagamine), et avada programmi jagamise viisard. Klõpsake pluss nuppu ja sisestage adressaadi nimi ja e-posti aadress või valige loendist isiku kirje, kui olete nendega varem jaganud, ja klõpsake nuppu Edasi.

Seotud lood

• Maailm võib olla pilvist hull, kuid Outlook for Mac on maa peal li>
• Kuidas sünkroonida oma Outlook.com e-posti iOS-iga
• Teisaldage oma kiri Outlook.com-i

Järgmisel ekraanil kontrollige jagatavaid üksusi ja klõpsake uuesti nuppu Edasi. (Pange tähele, et ShareO filtrid, mis piiravad ühiskasutatavate üksuste elemente, ei tööta prooviversioonis.) Valige edasijõudmise jagamise võimalus, et saada rohkem jagamise juhtelemente. Kui olete viisardi läbi astunud, klõpsake kaustaekspordi alustamiseks nuppu Valmis.

Sõltuvalt kausta suurusest võib teabe pakendamine ja tarnimine kuluda mitu minutit. Kui saaja (kellel peab olema ka ShareO installitud) võtab vastu kausta, antakse talle käsk valida selle sihtkoht või ta võib kausta tagasi lükata. Programm tuvastab topeltkirjed ja paneb võimalikud konfliktid teie ülevaatamiseks eraldi kausta.

Vastuvõtjat teavitatakse ka duplikaatide olemasolust ja neile antakse võimalus vaadata ja lahendada konflikte. Jagatud kausta sünkroonimiseks klõpsake lihtsalt ShareO menüü sünkroonimisnupul. ShareO võimaldab teil luua jagatud kaustu, mida saavad vaadata inimesed, kellel pole ShareO installitud. Ma ei testinud seda funktsiooni.

Teil on võimalik takistada privaatsete üksuste jagamist ja muul viisil teistega jagatavat teavet. Kalendrite jagamisel saate näidata tasuta ja hõivatud aegu, ilma et oleks vaja üksikasju esitada, näiteks (see on teise programmi omadus, mida ma ei testinud). Lisandmoodul võimaldab teil jagada faile ja kaustu ühiskasutatavate või avalike ühiskasutatavate kaustade kaudu, krüpteerida jagatavaid andmeid ja piirata andmetele juurdepääsu kasutajate kaupa.

Casual Outlook kasutajad ei pruugi olla võimelised põhjendama 35 dollari kulutust igale arvutile, mida soovite jagada ja sünkroonida, kuid Alani ja tema kaastöötajate jaoks võiks ShareO olla odav alternatiiv Exchange'i serveri installimiseks ja hooldamiseks, et lihtsalt jagada ja sünkroonige Outlooki kaustad.

Pange tähele, et 4Team teeb ka programmi $ 60 Sync2, mis sünkroonib andmed Outlooki ja Google'i kalendrite ja kontaktide vahel.