E-post on suurim kontori tootlikkuse võimendaja pärast telefoni leiutamist. E-post on kohvimasina leiutamisest alates suurim tööaja raiskamine.

Viimasel ajal olen ma selle viimase väite poole kaldunud. Arvutan, et ainult üks viiest sõnumitest, mis muudavad selle Gmaili rämpsposti filtrisse minu postkasti, on väärt, mis kulub nende avamiseks ja lugemiseks.

Seotud lood

• Gmaili ja iPhone'i kontaktide ühendamine li>
• Sünkroonige kontaktid ja kalendrid Outlooki, Gmaili ja iPhone'i vahel
• Outlooki ja Gmaili kontaktide ühendamine
• Salvesta Outlooki e-kiri kõvakettale
• Eemaldage manused Outlooki e-kirjast

See ei sisalda rämpsposti. Gmail tuvastab ja blokeerib automaatselt, mis viimastel aastatel on Symantec'i andmetel langenud enam kui 90 protsendilt kõigist 70 protsendini saadetud sõnumist.

See on ikka veel palju rämpsust, mis ummistab Net-o-sfääri ja pikendab meie tööpäevade asjatult. Siin on, kuidas kulutada rohkem aega suhtlemiseks ja vähem aega maadelda oma e-posti kontoga.

Lihtne hääle-e-posti ülekanne Google Voice'i kaudu

Kaks kõige ilmsemat e-posti alternatiivi on vanad, usaldusväärsed telefonid ja mitte-vanad, mitte-sama usaldusväärsed kiirsõnumid. Telefonikõned ja IE-d ei paku poolpüsivaid andmeid, mida e-posti niidid pakuvad, kuigi enamik juhtivaid vestlusteenuseid ja IM-i koondajaid, nagu näiteks vaba avatud lähtekoodiga Adiumi vestlusklient, võimaldavad teil vestluste logi säilitada.

Facebooki sõnumid ja Google Chat võimaldavad vaadata (ja kustutada) oma sõnumite ajalugu. Twitteri otsesõnum salvestab praegu teie viimase teenuse kaudu saadetud ja vastuvõetud 100 sõnumit vastavalt Twitteri abikeskusele.

Nuance'i draakondiktsioonirakendus iPhone'ile, iPadile ja iPod Touchile võimaldab salvestada häälsõnumit ja teisendada selle tekstiks, mille saate saata e-posti teel. (Sarnased tooted on saadaval firmalt Android ja BlackBerry telefonidele.)

Saate teha sama hääle-e-posti konverteerimise mis tahes telefonist, helistades oma Google Voice'i numbrile. Teenus transkribeerib automaatselt teie häälsõnumi ja laseb teil seejärel transkriptsiooni e-postiga saata. Pärast seda, kui olete sõnumi ise jätnud, avage oma Google Voice'i konto, klõpsake sõnumi allosas nuppu Veel ja valige E-post.

Vaikimisi sisaldab e-posti transkriptsioon salvestatud sõnumit salvestuse ja ärakirja kohta, samuti linki algsele helisalvestusele. Ainult transkriptsiooni saatmiseks sisestage adressaadi e-posti aadress, tühjendage saatmisakna allosas asuva lisamise-linki valik ning valige ja kustutage konserveeritud sõnum.

Google Voice'i transkriptsioonimootori kvaliteet on tabanud, kuid enamik neist on vähemalt arusaadavad (kui mõnikord humoorikas). Kuigi te ei soovi tingimata sellist transkriptsiooni potentsiaalsele kliendile või tööandjale saata, sobib häältekstide muundamine enamiku igapäevaste kommunikatsioonide jaoks.

Lühisõnumiteenused ei ole vaeva väärt

Mida pikem on e-kiri, seda vähem tõenäoline on, et saaja seda tegelikult loeb. Shortmaili teenus piirab sõnumeid kuni 500 tähemärki, mis on enam kui kolm korda Twitteri pikkusepiirang, kuid siiski üsna nõrk, eriti verbose e-posti saatjatele, nagu teie.

Minu veiseliha koos teenusega ei ole sõnumi pikkuse piirang, vaid nõue, et te kasutate veel-e-posti aadressi, see on URL-i "shortmail.com". Võite kasutada oma Twitteri kasutajanime ja logida teenusesse oma Twitteri volikirjaga, mis impordib teie Twitteri kontaktid automaatselt. Samuti saate kontakte importida teistest veebiteenustest.

Teenuste komplekt, mis on nimega two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es ja five.sentenc.es, kasutab e-posti lühiduse soodustamiseks peenet lähenemist. Saidid paluvad teil oma sõnumeid vabatahtlikult piirata selle lausete arvuga ja kleepida lingid saitidele, et selgitada lause piirangut ja taotleda, et teie adressaadid võtaksid pikkuse piirangu.

Ma olen valmis lubama e-kirja kirjutajatel minna nii kaua, kui nad tahavad teada, et ma loen nii palju oma sõnumit kui kasulik või huvitav ja ülejäänu. Samamoodi võivad inimesed, keda ma e-kiri, vabalt ignoreerida mõnda või kogu minu sõnumit. See ei ole nii, nagu me sőna süüdistame (vähemalt mitte veel).

Isoleerige oma organisatsiooni sisesõnumid

Nagu ma eespool mainisin, võimaldavad Facebook, Twitter ja teised populaarsed sotsiaalsed võrgustikud saata sõnumeid üksikutele sõpradele ja järgijatele. Sotsiaalse võrgustiku sõnumite esmane eelis on mugavus võtta ühendust kellegagi, ilma et peaksite teise teenusesse sisse logima või, kui olete juba sisse loginud, brauseri akende vahel hüpata. Esmane puudus on teie sõnumite salvestamine mitmes erinevas kohas.

See ei ole aga organisatsioonis inimestele nii suur probleem. Sõber, kes töötab hiljuti populaarse veebi-restorani-reserveerimisteenuse teenistuses, bragged, et tema ettevõtte e-posti konto postkast on peaaegu tühi. Selle põhjuseks on asjaolu, et teenus vahetas hiljuti kõigi oma sisekommunikatsioonide jaoks "ettevõtte sotsiaalse võrgustiku".

Kaks kõige populaarsemat sellist teenust on Yammer ja Salesforce.com's Chatter. Mõlemad teenused kasutavad organisatsiooni enda URL-i ja tulevad tasuta ja tasulistel versioonidel. Mõlemad lubavad minna kaugemale lihtsast sõnumivahetusest, et lihtsustada ettevõtte kollektiivse ajupotentsiaali kasutamist.

Nagu iga uue teenuse puhul, mis tõotab oma grupi tootlikkust suurendada, on võti inimestel seda kasutada. Paljude töötajate jaoks tasub proovida midagi, mis vähendab aega, mille nad oma postkastist maha võtavad.

Tundub, et päev ei lähe ilma uue viisita inimesteni jõudmiseks - üksikult või gruppides -, samuti failide jagamiseks, projektide koordineerimiseks ja blogide postitamiseks muu hulgas. Miski ei ole veel käinud, nii et see toimib e-posti teel. Ühel päeval läheb e-kiri pintsli teele, kuid mitte veel. Siiani otsime jätkuvalt viise, kuidas tagada, et tehnoloogia toimiks meie, mitte meie vastu.