Teil ei ole aega sorteerida sadu eksperdiarvamusi selle kohta, kuidas sisenenud postkasti jõuda. Sellepärast tegin sulle sorteerimise.

Kuna ma tegin oma teed läbi e-posti tootlikkuse suurendamiseks kümne sellise strateegia, tekkis teema: Hoia seda lühidalt.

Selles vaimus ja edasise viivituseta on siin tipptaseme soovitused tootlikkuse gurude kohta, et vältida e-posti aja valamu.

Ära luba postkastis oma ajakava seadistada

Ma olen üks neist inimestest, kes külastavad oma postkasti enne, kui mul on kohv või avan hommikule ajalehte (pidage meeles ajalehti?). Sellepärast viskas Audrey Thomas OrganizedAudrey.com-i poolt pakutud esimene näpunäide, oodake tund aega oma tööpäevaks enne, kui kontrollite oma e-posti.

Kuna paljud meist suhtlevad kaugelt väljaspool meie ajavööndit, on see soovitus raske järgida. Kuid viimane Audrey 10 nõuandest on üks, mida ma südamlikult toetan (ühe kvalifikatsiooniga): lülitage kõik e-posti teated välja. Lõppude lõpuks, kes on boss, sina või teie postkast?

Kvalifikatsioon on see, et võiksite luua teateid postituste kohta, mis saadakse inimestelt, kes võiksid sulle kiireloomulise sõnumi saata. Sellisel juhul saate luua reegli, mis hoiatab teid tekstisõnumi kaudu, kui saate selle isiku kirju (ma selgitan seda protsessi tulevases postituses) või kasutan sellist teenust nagu AwayFind.

Ma kirjeldasin, kuidas kasutada AwayFindi postituses alates novembrist 2012 pealkirjaga "Kuidas nutitelefonid ja tabletid teated vaigistada" (rakenduse kohta teabe saamiseks liikuge postituse põhjale). AwayFind maksab ühe e-posti konto eest 5 dollarit kuus ja kuni viie konto eest 15 dollarit kuus; nii isiklik kui ka pro-konto on varustatud tasuta 30-päevaste katsetega.

Viie lause reegel säästab teie aega ja aega

Just nagu on inimesi, kes armastavad oma häält, usuvad paljud meist, et meie sõnumite saajad leiavad meie e-posti proosa neetimise. Mitte nii. Ettevõtja Stephanie Vozza kutsub viie lause lause e-posti reeglit "tootlikkuse päästja".

Vozza soovitab oma sõnumite allosas asendada postkripti, mis ütleb: "Oma aja ja minu säästmiseks piiran kõiki vastuseid viie lausega või vähem." Tegelikult ei kehti viie lause reegel ainult vastuste kohta. Vozza tsiteerib seeriaettevõtjat Guy Kawasaki: "Vähem kui viis lauset on sageli järsk ja ebaviisakas, rohkem kui viis lauset raiskab aega."

Kawasaki usub, et e-kirjad peaksid vastama viiele küsimusele: kes sa oled, mida sa tahad, miks te küsite, miks peaks saaja tegema seda, mida te küsite, ja milline on järgmine samm. Ainus erand viie lause reeglist on see, kui te keegi kiidate. Siis soovitab Kawasaki, et te "jätkate nii kaua kui soovite."

TLA-d võivad olla RTS-id (reaalajas hoiustajad)

Üks parimaid viise, kuidas saada sõnum vähemal ajal, on kapseldada see TLA-ga (kolmekohalised akronüümid). Inc's Les McKeown "lõhustab" e-posti teema rida "Tootlikkuse e-posti parendamiseks".

Kui piisab kahest või kolmest sõnast, või lihtsalt sõnumi kättesaamise kinnitamiseks, võite vastata ilma algse sõnumita ja alustada teema "Got it, will do (eom)", et näidata adressaadi vajadust " t avage sõnum. Lisaks "eom" -le (sõnumi lõpp) soovitab McKeown mitmeid teisi teemarealisi TLA-sid: NRR (puudub vastus), Y / N (jah / ei küsimus), RB [T] (vastus määratud aja / kuupäevaga) ), AB [T] (toiming määratud aja / kuupäeva järgi) ja PYR (teie taotluse järgi), mis minu jaoks tundub liiga ilmselge ja võib-olla isegi väike.

Faili esitamine või mitte?

Paljud e-posti tootlikkuse eksperdid nõuavad, et veenduge, et teie postkast on iga tööpäeva lõpus tühi. Ma võtan vastupidise lähenemisviisi: minu postkast on minu otsitav sõnumiarhiiv. Siiski tunnustan ma hästi organiseeritud postisalvestussüsteemi eeliseid.

Sellise süsteemi võti on luua kaustu, kuhu paigutate teateid erinevate kriteeriumide alusel. Medium.com 's George Kao on välja töötanud seitsmeliikmelise e-posti süsteemi, mida ta väidab, et see mahutab kõik sõnumid, mida sa tõenäoliselt saavad.

Tootlikkuse seisukohast on Kao seitsme kõige olulisema kategooria esimene: ei ole vaja vastata või lugeda, mis mulle võrdub "kustutamisega". Teised kategooriad on failist eemal, valikuline vastus, valikuline lugemine, vajalik vastus, nõutav vastus hiljem ja järelmeetmed. Kao juhib tähelepanu sellele, et mõned neist kategooriatest vajavad alamkategooriaid.

Seotud lood

• Dropbox saab chatty ja ostab töökeskkonna vestlusteenust Zulip
• WhatsApp tegevjuht: me ei sea teie Facebooki privaatsust ohtu
• Vanade sõnumite kustutamine ja haldamine rakenduses Mail
• Twitter väidab, et nixes kavatseb turvata sõnumeid

Kui teie jaoks on liiga palju seitse kategooriat, soovitab Forbes 'Susan Adams' tootlikkuse eksperdi Mark Hursti "kolme maitsega" postihalduse lähenemisviisi: asjakohatu, asjakohane, kuid mitte vaidlustatav ja vaidlustatav.

Esimeses kategoorias on rämpspost ja kõik vastused, mida Hurst ütleb, et peaksite kohe kustutama. Teise kategooria kiri tuleb arhiveerida vastavalt Hursti andmetele. See jätab ainult need sõnumid, mida Hurst viitab "tööle", mida ta soovib liikuda "ülesannete" kausta.

Aastaid tagasi ütles kogenud büroohaldur mulle, et paberifailide haldamise võti oli iga faili käsitlemine nii vähe kui vaja ja soovitavalt ainult üks kord. E-posti teisaldamine postkastist ja kausta, millele pääsete hiljem juurde, lisab teie e-posti haldamisele ühe sammu. Aga kui tühi postkast on sinu eesmärk, on Hursti süsteem nii lihtne ja arusaadav kui nad saavad.

Teine Forbes artikkel, mis avaldati sel nädalal ja mille on kirjutanud Cathie Ericson, pakub 5 viisi oma e-posti postkasti kontrollimiseks. Ericson tsiteerib Marsha Eganit InboxDetox.com'ist, soovitades teil kontrollida oma e-posti ainult kolm korda päevas: esimene asi hommikul, pärast lõunat ja teie tööpäeva lõpus. Vajadusel ütleb Egan, et saate lisada keskel hommikul ja pärastlõunal e-posti kontrollimisi.

Samuti soovitab Egan, et sa ei peaks avama oma e-posti rakendust, kui olete "käimas", sest soovite oodata, kuni teil on aega tahtlikult reageerida. Lisaks hoiatab ta oma postkasti lugemise eest enne magamaminekut, sest heleda monitori vaatamine võib teid kiiresti magama jääda.

Mõtle enne vastamist või ei vasta üldse

Mitmed e-posti eksperdid hoiatavad sõnumitele kohe vastamata, kui te seda ei vaja. Medium.comi George Kao juhib tähelepanu, et "vahemaa loob perspektiivi."

Arvestage ka, et mõnede sõnumite puhul ei pruugi e-post olla kõige tõhusam meedium. Kui leiad end viie lause reegli vastu, siis võib olla aeg telefoni kätte saada või, kui isik on lähedal, peatada isiklikult oma sõnumi edastamiseks. Vastupidi, tekstisõnum võib olla parim lühikeste märkuste jaoks, mida tuleb kohe lugeda või neile vastata.

Kuigi see ei ole otseselt seotud tootlikkusega, on teine ​​e-kirjaga korduv näpunäide, et hoida teie sõnumi toon "positiivne ja sõbralik". Nagu kõigi elektrooniliste sidemete puhul, langevad iroonia ja muud huumorimeelid tihti ilma sobiva häälekõvera või isiklike žestide ja väljendusteta. See on veel üks põhjus, miks mõelda telefoni pealevõtmisele või peatumisele, et anda oma sõnum lihas.