Kaks korda viimase kuu jooksul pidin ma Microsoft Office'iga uuesti tundma õppima, sest firma, kellega töötasin koos vajaliku Office'i failiga. Mõlemad kogemused panid mind Google Drive'i lihtsatesse, lihtsatesse rakendustesse uuesti hindama.

Jah, on olemas ülesanded, mida Google Drive'i tekstiprotsessor, arvutustabel ja esitlusprogramm ei suuda hästi või üldse hakkama saada, kuid 99, 9 protsenti failidest, millega töötan, sobib Google Drive arve hästi. Siin on viis võimalust, kuidas kasutada Google Drive'i, et raseerida oma tööpäevast minema.

Kiirklahv avab kiirklahvide loendi

Pärast paari aastakümne pikkust arvutit on minu mälu maht klaviatuuri otseteede jaoks jõudnud oma piirini. Siiski ei ole paremat võimalust töötada kiiremini kui loobuda hiirest tavaliste toimingute jaoks klahvivajutuste kombinatsioonide kasuks.

Google Drive pakub omakorda spetsiaalseid kiirklahve, millest enamik on CNET-i Ed Rhee poolt kirjeldatud eelmise aasta aprillis.

Meie jaoks on mäluprobleemide puhul kõige tähtsam viimane nimekirja otsetee: tippige küsimusmärk (või Shift + /), et avada aken, kus on loetletud kõik Google Drive'i klahvivajutuste kombinatsioonid. (Otsetee nimekirja saab avada ka peaakna paremas ülanurgas asuva rippmenüü Seadistused (käik) ikoonil klõpsates.

Pange tähele, et juba veebruaris andis Ed Gmaili kiirklahvide nimekirja, millele pääsete ka Gmaili peamisest aknast, kui sisestate küsimärgi.

E-posti tekstist saab Google Docs-fail

Eelmise aasta postituses kirjeldasin ma Josh Sullivani tasuta Gmaili lisasid Google Chrome'i laiendamiseks, mis lisab manuseid sisaldavatele sõnumitele suvandi "Salvesta sõita".

Kahjuks ei saa sõnumit Google Drive'i redigeeritavas vormis salvestada. (Saate sõnumi avada ja valida File> Save Page As> Google Drive ", kuid tulemuseks olev HTML- või„ Web-arhiiv ”-faili ei saa redigeerida tekstidokumendina Google Drive'is.)

Google Drive'i tasuta laiendus Mail2Drive pakub teile ainulaadse e-posti aadressi, mille abil saate sõnumi teksti konverteerida lihttekstina Google Docs-failiks.

Kui olete laienduse installinud ja oma Google Drive'i kontole sisse loginud, külastage programmi Mail2Drive lehte ja klõpsake programmi tervitusekraani avamiseks käsku Käivita rakendus. E-posti aadressi loomiseks valige "Klõpsake siia, et alustada".

Mail2Text'i aadressi kopeerimise ja kleepimise vältimiseks iga kord, kui ma soovin sõnumi Google Docs-failiks teisendada, lõin Gmailis Mail2Text'i kontakti. See võimaldab saata sõnumi edasi ja alustada "mail2text" kirjutamist väljale To: Mail2Text.

Esimesed paar korda, kui sõnumid sellisel viisil edastasin, ei muutnud need sõnumid Google Drive'i. Sa pead eemaldama "Mail2Drive" eesliite aadressilt, mis asub väljale To:, et see oleks teie Google Drive'i poodi salvestatud. Samuti võib tekkida vajadus eksportida saadud fail Google'i dokumentidesse enne selle redigeerimist.

Üks teine ​​piirang Mail2Drive'i kasutamisel on see, et failid, mille laiend luuakse, paigutatakse kataloogidesse My My Drive. Saate sõnumi Google Drive'ile saatmisel teist asukohta määrata.

Loomulikult saate failid ja kaustad ümber korraldada, valides need ja valides kausta ikooni, et avada Google Drive'i organiseerimisaken.

Google Drive'i piiramine sünkroonib konkreetsete kaustadega

Google Drive'i funktsioon, millele olen tuginenud, on võimalus, et kõigi minu failide kõige värskemad versioonid on kõikides arvutites ja seadmetes automaatselt saadaval olenemata sellest, kas olen praegu võrgus. Selline failide dubleerimise tase võib masinate kõvakettadelt kiiresti hammustada.

Ruumi säilitamiseks konkreetsel arvutil piirake Google Drive'i kaustad, mis sünkroonivad süsteemiga. Klõpsake tegumiribal ikooni Google Drive ja valige Preferences. Märkige "Ainult sünkroonige mõned kaustad arvutisse", valige sünkroonimisvalikute aknas sünkroonitavad kataloogid ja klõpsake "Rakenda muudatused".

Dialoogiboksi Eelistused näitab, et Google Drive'i kaustas olevad failid sünkroonivad alati. Kõigi failide sünkroonimise keelamiseks eemaldage märge kaustaakna all olevast valikust „Sünkrooni Google Docs-failid”.

Salvestage salvestusruum, kustutades mittevajalikud failiversioonid

Google Drive säilitab kõik failide versioonid 30 päeva või kuni 100 parandust. Sõltuvalt teie salvestatavate failide tüübist ja suurusest võivad need versioonid teie pakutavast mälust suureks osaks võtta.

Et takistada Google Drive'i failide eelmiste versioonide kustutamist, valige fail ja klõpsake käsku Veel> Halda muudatusi. (Pange tähele, et see suvand ei ole saadaval failide puhul, millel ei ole mitmeid versioone.) Kontrollige faili valikut jaotises "Ära kustuta automaatselt".

Looge kõigi Google'i andmete jaoks üks arhiiv

Mitmed lisandmoodulid lubavad varundada oma Google Drive'i faile, kuid Google Takeouti arhiiviteenus võib teie varundamisvajadustele vastata, ilma et peaksite alla laadima ja installima veel üht programmi.

Seotud lood

• Parem viis dokumentide kiireks vaatamiseks Google Drive'is
• Kuidas veebileht otse Google Drive'i salvestada
• Google Docs'iga alustamine iOS-i jaoks

Alustage oma Google'i kontole sisselogimisega ja avage lehel „Takeout”. Lisaks Google Drive'i failidele saate arhiveerida kõik andmed teenuses Google+, teie suhtlusringides, kontaktides, profiilis, Picasa piltides, Google Voice'is ja teistes Google'i teenustes.

Kõigi arhiivide arhiveerimiseks klõpsake vahekaardi „Kõik teie andmed” all olevat nuppu Arhiveeri loomine või valikulisemaks muutmiseks klõpsake „Vali teenused“ ja valige need, mida soovite enne arhiivi loomist klõpsata.

Umbes 150 minuti pikkuse Google'i andmete ZIP-arhiivi koostamiseks kulus vaid paar minutit, millest suurem osa oli Google Drive'i failidest. Allalaadimise alustamiseks klõpsake nuppu Allalaadimine.

Kui allalaadimine on lõpule jõudnud, lihtsalt unzip fail, et vaadata oma andmeid iga rakenduse vastavas kaustas. Soovin ainult, et arhiiv sisaldaks minu otsingu- ja sirvimisajalugu. Siis võiksin teada, kui palju mulle Google'i kohta mulle teada on.