Kuus võimalust töötada kiiremini MS Outlookis

Tööde tegemiseks toetuvad suured ja väikesed organisatsioonid Wordi dokumentidele, Exceli arvutustabelitele ja PowerPointi esitlustele. Mõnes mõttes on Outlook kolme kõrge profiiliga Office'i rakenduse vaene nõbu. Kuid Microsofti üldkasutatavas sviidis on tõeline töövahend imelik e-posti / kontaktihalduri / ülesannete planeerija.

Need kuus Outlook 2010, 2007 ja 2003 näpunäidet võimaldavad teil vähem aega arhiveeritud sõnumite taasavamiseks, mällu meeldetuletuste tegemiseks, failide lohistamiseks, et saata need manusena, lisada õigekirjakontole tingimusi, tühjendada tegumiribal ja parandada teie Outlooki klikkide salvestamise kiirklahvide loend.

Arhiivige kausta sõnumid teie ajakava järgi

Paljud inimesed ei pea oma Outlooki e-posti arhiveerima, valides selle asemel vanad sõnumid või lihtsalt lasta neil koguneda. Enamik organisatsioone piirab siiski üksikute Outlooki kontode suurust, seega võite IT-inimestelt saada teate mõne vana e-kirja arhiveerimiseks.

Arhiveerimine võib takistada kaustade paistetust, kuid arhiveeritud sõnumite allalaadimine võtab kauem aega kui mittearvestatud. Saate vajada lihtsat juurdepääsu sõnumitele, mis on vanemad kui Outlooki vaikimisi automaatarhiivide vanus 6 kuud. Kõiki Outlooki arhiveerimist või konkreetsete kaustade ja sõnumite arhiveerimist on lihtne edasi lükata.

(Pange tähele, et Outlook 2010 puhastusfunktsioon eemaldab automaatselt valitud kaustades redundantsete sõnumite tuvastamise. See ei ole sama nagu vana e-posti arhiveerimine.)

E-posti automaatse arhiveerimise lubamiseks kindlas kaustas paremklõpsake kausta ja valige Atribuudid> AutoArchive. Vaikimisi töötab arhiveerija iga 14 päeva tagant ja kehtib vanemate kui kuuekuuliste sõnumite kohta. Vaikimisi seadete muutmiseks vali nupp Default Archive Settings, et avada dialoog AutoArchive. Siin saate muuta arhiveerimise sagedust, ajakirjade sõnumite kustutamata jätmise aega ja teie arhiivi.pst faili asukohta.

Ühe kausta arhiiviseadete kohandamiseks paremklõpsake seda, valige Atribuudid> AutoArchive, valige "Arhiveeri see kaust nende seadistustega" ja tehke oma valikud. Individuaalse sõnumi arhiveerimise vältimiseks avage see ja klõpsake suvandil Fail> Info> Atribuudid Outlookis 2010 ja 2007 või Fail> Atribuudid Outlook 2003-s.

Tehke meeldetuletusi informatiivsemaks

Outlook võimaldab määrata teatud sõnumeid värvikoodiga kategooriale või märkida need järelvalvega. Isegi nende visuaalsete vihjete puhul võib osutuda vajalikuks mõningane abi sõnumi tähtsuse mäletamiseks. Kui avate teate avamisel lipu kõrvale ilmuva kirjelduse, valige Järgmine> Kohandatud ja sisestage sõna või fraasi selgituseks.

Meeldetuletuste lisamiseks, mis ilmuvad ka teie ülesannetes ja kalendris, paremklõpsake sõnumil ja valige Järelevalve> Lisa meeldetuletus. Lisage väljale "Märgistage" järelmeetmete kirjeldus. See tekst ilmub sõnumi ülaosas koos muu teabega meeldetuletuse kohta.

Kiire viis faili manuse saatmiseks

Tüüpiline lähenemine faili e-kirjale lisamiseks on uue sõnumi avamine, kirjaklambri ikooni valimine ja kuvatavas failiaknas navigeerimine. Kui olete Windows Exploreris või mõnes kausta aknas, saate faili paremklõpsata ja valida Saada> Postisaajale, mis avab vaikesõnumiprogrammis uue sõnumi.

Võimalik, et saate salvestada veelgi rohkem aega, kui lohistate faili otse Outlooki postkasti, mis avab ka uue sõnumi koos failiga automaatselt.

Kohanda Outlooki õigekirjakontrolli

Õigekirjavead on täiesti ebaprofessionaalsed, mistõttu Outlooki õigekirja kontrollimise funktsioon on enamiku inimeste jaoks hädavajalik. Ükski õigekirjakontrolli sõnastik ei sisalda kõiki sõnu, mida te tõenäoliselt regulaarselt oma vastavuses kasutate. Saate muuta Outlooki õigekirjakontrolli täpsemaks, lisades sageli kasutatavaid nimesid ja termineid. Outlookis 2010 ja 2007 valige File> Options> Mail> Spelling and Autocorrect> Custom Dariesaries> Edit Word List. Lisage ükshaaval oma uued terminid ja klõpsake kaks korda OK.

Rakenduses Outlook 2003 klõpsake käsul Tööriistad> Valikud> Õigekirja ja valige nupul Muuda kohandatud sõnastikku. Vajadusel klõpsake hoiatusel, lisage uued terminid Custom.dic-faili, klõpsake File> Save ja seejärel File> Exit. (OK, see vihje ei pruugi säästa palju aega, kuid see võib sind paremini näha.)

Microsoft pakub rohkem teavet kohandatud sõnastike kohta Outlookis ja teistes Office 2010 rakendustes Office'i tugiteenuste saidil.

Minimeerige Outlook teatamiskohale

Teie tööpäeva keskel võib teie tegumiriba saada minimaalsete rakendustega päris rahvarohke, isegi kui valite võimaluse mitme avatud akna grupeerimiseks programmi järgi. (Selle valiku seadistamiseks paremklõpsake tegumiribal, valige Atribuudid> Tegumiriba ja valige rippmenüüst "Tegumiriba nuppude kõrval" rippmenüüs "alati kombineeri, peida sildid".)

Outlooki saate tegumiriba segust eemaldada, asetades minimeeritud ikooni ainult teavitusalas. Selleks tehke paremklõps Outlooki ikoonil teavitusalal ja valige Peida, kui minimeeritud. Sellest tulenevalt vähendab Outlook ainult teavitusalal, mitte tegumiribal.

Vahetage kiiresti mõnda teise Office'i rakendusse

Kui sul on avatud üks Office'i rakendus, siis on tõenäoline, et peate lõpuks mõne teise tööga tegelema. Uue Wordi dokumendi, Exceli arvutustabeli, PowerPointi esitluse või muu faili saab avada Outlookist, vajutades Ctrl + Shift + H. See kiirklahv avab uue Microsoft Office'i dokumendi dialoogi. Valige lihtsalt soovitud failitüüp ja klõpsake OK.

Microsoft Office'i sait sisaldab kümneid Outlook 2010, Outlook 2007 ja Outlook 2003 klaviatuuri otseteid. Siin on e-posti otseteed:

Lülita postkasti: Ctrl + Shift + I

Lülita väljale Saatmiseks: Ctrl + Shift + O

Valige konto, millele soovite sõnumi saata: Ctrl + Tab (fookus liinil), seejärel vahekaardil Kontod

Saada: Alt + S

Sõnumile vastamine: Ctrl + R

Vasta kõigile sõnumile: Ctrl + Shift + R

Märkige sõnum rämpspostina: Ctrl + Alt + J

Ekraani blokeeritud välissisu (sõnumis): Ctrl + Shift + I

Postitamine kausta: Ctrl + Shift + S

Kontrollige uusi kirju: Ctrl + M või F9

Mine järgmise sõnumi juurde: nool üles