On lihtsam kui kunagi varem veenduda, et teie kõige olulisemate dokumentide, fotode, videote ja muude isikuandmete koopiad on loetavad / vaadatavad / esitatavad juba ammu pärast seda, kui failide loomiseks kasutatav riistvara ja tarkvara on hammustanud tolmu.

Turvaliste andmete arhiveerimise neli klahvi on valida failivormingud, mis ei ole vananenud, kasutada andmekandjaid, mis ei halvene ega muutu kättesaamatuks, teha mitu koopiat eraldi ja kontrollida oma arhiveeritud andmeid regulaarselt, et see oleks veel loetav.

Ära jäta vananenud andmevormingutesse kinni

Enamik faile, mida soovite arhiveerida, on tõenäoliselt varjatud vormingutes, näiteks Microsoft Office'i .doc, .xls ja .ppt jaoks Wordi, Exceli ja PowerPointi jaoks. Vaatamata tarkvarale ja teenustele, mis võimaldavad teil Office'i faile lugeda ja redigeerida ilma nende loomiseks kasutatava Office'i rakendusega, kaotavad need formaadid ühel päeval vananenud - võib-olla varem kui arvate.

Isegi kui te arhiveerite faile oma algupärases vormingus, on hea mõte salvestada failide teine ​​versioon avatud standardvormingusse. See on lähenemine avatud lähtekoodiga Archivematica andmete arhiiviteenusele, mis säilitab algse failivormingu, kuid teisendab ka failid sobivaks "säilitamise" ja "juurdepääsu" vorminguks.

Näiteks konverteerivad Archivematica meediumitüübi säilitamise failid .doc, .rtf ja .wpd tekstitöötlusfailid failide säilitamiseks XML-põhiseks Open Document Format (ODF) ja vaatamiseks Adobe'i PDF-failiks. Samuti salvestab süsteem .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga ja .tiff raster pildifailid kokkusurumata TIFF-idena säilitamiseks ja JPEG-de vaatamiseks.

Archivematica süsteem on ikka veel väga väljatöötamisel, kuid tasuta arhiveerimise tarkvara alfa-versiooni saate alla laadida virtuaalses seadmes, Live USB-võtmes või Live DVD-s.

Tagasivõtmiseks on parim viis tagada, et teie arhiveeritud failid oleksid loetavad, säilitades nende algse vormingu ja muud atribuudid, on need salvestada oma emakeeles ja vähemalt ühes muus üldises avatud vormingus. See võimaldab teil avada, vaadata ja redigeerida neid faile, mida kasutatakse programmi loomisel, kui need on kättesaadavad, ja pääsete andmetele põhilisemal kujul, kui varalise tarkvara pole saadaval.

Leidke jalgadega andmekandja

Kui te ei tea, kui kaua teie CD-de ja DVD-de andmed kestavad, ei ole te üksi. Isegi eksperdid ei suuda optiliste andmekandjate oodatud pikaealisuse osas kokku leppida - sama kehtib ka magnetlindide ja ketaste kohta. (X Lab pakub üksikasjalikku arutelu optilise meedia pikaealisuse kohta, sealhulgas lühikirjeldus ISO standarditest optiliste andmekandjate testimiseks.)

Üldine üksmeel on see, et CD-R-d peaksid kestma 30 kuni 50 aastat, vähem DVD-R-d ja CD-RW-sid ja DVD-RW-sid veelgi vähem. Samuti võib eeldada, et lindid ja kõvakettad on 10 kuni 30 aastat loetavad, samas kui kaasaskantavad kettad, USB-mälupulgad ja muud tahkis-salvestusseadmed võivad jääda pooleks ajaks ellu jääda.

Aga need on vaid numbrid. Kes tahab usaldada oma olulisi andmeid tõenäosusega? Faktid on, et ükskõik milline andmekandja võib ebaõnnestuda igal ajal. Sellepärast peaksite andmeid arhiveerima rohkem kui ühel andmekandjal ja kontrollima oma arhiive regulaarselt ebaõnnestumiste kohta (vt allpool toodud punkte).

Kaks minu lemmik-arhiivimälu on vanim ja uusim: paber ja võrgus. Arhiivide trükkimisel ei ole keskkonnasõbralik, on raske salvestada nõuetekohaselt salvestatud paberkandjate eeldatav eluiga. Loomulikult võib teatud failide leidmine paberiarhiivis olla väljakutse ning paberkandjal ei ole lihtne teisendada.

Kui otsinguvõimalus ja lihtne ligipääsetavus on olulised, on online-arhiivid hea valik. Sellised teenused nagu SpiderOak ja Microsofti SkyDrive muudavad teie tähtsate failide koopiad pilvesse lihtsaks, kui neid saab brauserist alla laadida. (Ma kirjeldasin SpiderOaki ja kahte muud tasuta krüpteeritud online-salvestusteenust postituses alates 2009. aasta juunist.)

Rohkem kui üks arhiiv, rohkem kui üks koht

Andmearhiivi online salvestamine rikub kahte turvalise salvestamise reeglit: teil pole füüsilist juurdepääsu riistvarale, mida failid on salvestatud, ja olete vastuvõtliku teenuse kasutamisel rahaline. Kui teenus läheb alla, ei ole mingit garantiid, et saate oma andmed alla laadida, ja peate usaldama teenuse võimet säilitada ja varundada oma salvestusservereid.

Oluline on vältida kõigi oma arhiivimunade paigutamist ühte korvi. Kasutage oluliste andmete arhiveerimisel meedia- ja failitüüpide kombinatsiooni, et suurendada tõenäosust, et teave on tulevikus hästi kättesaadav. Ja kui arhiivimaterjalid on välja töötatud ja osutunud praktilisteks, teisendage oma arhiiv üheks neist vormidest.

Üks teine ​​väga oluline arhiivimälu reegel: säilitage alati vähemalt üks arhiivitud andmete koopia mujal kui kodus või kontoris. See on üks valdkond, kus online-salvestus on mugav.

Ajakava regulaarne arhiivikontroll

Viimase paari aasta jooksul olen kulutanud palju vaba aega, kasutades tasuta Audacity helitarkvara, et teisendada mitu tuhat laulu mitmel saja helikassetil MP3-ks. Mõned lindid tehti juba 1970. aastate keskpaigas, kuid enamik neist pärinesid 1980. aastatest ja 1990. aastate algusest.

Enamik minu kollektsioonis ostetavatest lintidest on nüüdseks mängimatu, kuid kodus tehtud salvestustega on mul palju parem õnn. Tegelikult veetis üks lint, mille tegin 1976. aastal, oma vana elust, mida säilitati minu vanas VW veast - külmumistemperatuuri ja villide soojuse kaudu -, kuid see kõlas täiesti uus, kui ma oma laulud digitaalseks muutsin (tänan teid, TDK !)

Kui tegemist on teie oluliste digitaalsete failidega, ei saa sa õnne usaldada. Saa harjumus avada regulaarselt mitmesuguseid faile oma arhiivides. Kui need ei ole kättesaadavad, siis kaevake üks teistest varukoopiatest ja tehke veel üks arhiivikoopia, kasutades failide tuntud versioone. Lõppude lõpuks, midagi, mis on väärt kokkuhoid, on väärt säästa.