Kui tehnoloogia on üha enam seotud kõigi ärivaldkondadega, võib CNET @ Work aidata teil alustada vähem kui viie töötajaga väikeettevõtete tootjatega.

Kuigi iga väikeettevõte on erinev, on olemas teatud rakenduste kogum, mida peaaegu iga väikeettevõte vajab.

Need rakendused on tavaliselt komplekteeritud kontorisse "suite" ja koosnevad e-posti, kalendri, tekstitöötluse ja arvutustabelist. Mõnikord tulevad nad teiste tööriistadega, näiteks esitlushalduriga, andmebaasi või vormide halduriga jne. Üks selline kontoripakett on Microsoft Office, mida müüakse praegu peamiselt Office 365-na. Teine on Google'i G-Suite.

• Office 365-sse kolimisel kaaluda tuleb viit tegurit Microsoft Office 2016: osta vs tellida

Kontoripaketi turgu domineeris Microsoft juba aastaid oma Microsoft Office'i tootepaketi kujul. Enne kui me muutsime mobiilse ja veebikeskse maailmaks, pidid inimesed rakendused oma arvutisse installima, lisades CD-ROM-i (tee tagasi), DVD-d (tagasi) või allalaadimise ja paigaldaja käivitamine.

Pole kahtlust, et Microsofti Office'i töölauarakendused olid võimsad ja võimelised, kuid need olid paljude kasutajate jaoks üleliigsed, heidutavalt keerulised ning pidev hooldus- ja litsentsihaldusprobleem.

Microsoft Office on ikka veel ringi. Tegelikult on see üks edukamaid tooteid ajaloos. See käivitati 1990. aastal kimpuna, kuid selle põhirakendused, nagu Word ja Excel, käivitati 35 aastat tagasi 1983. aastal.

Miks räägin Office'ist, kui see on G Suite'i artikkel? Selles ruumis on kontor 800 naela. Et mõista, kus G Suite sobib teie ettevõttele, on kasulik mõningane perspektiiv Office'i kohta.

Enamik väikeettevõtteid valivad tavaliselt Office 365 või G Suite. Ma kasutan mõlemat, sest nad on nii väikesed ärihinnad piisavalt odavad. Mul on erinevad kliendiprojektid, mis vajavad erinevaid tööriistu, ja mul on mõlema toote lemmikfunktsioonid.

Ma annan regulaarselt tohutuid esitlusi, sageli 60-70 slaidiga või rohkem, ja teen neid PowerPointi töölaua versioonis. Veebiülekande tarkvara, mida me kasutame ainult PowerPointi slaididel ja mul on 20 aastat lihasmälu, mis teeb neid.

Aga ma kasutan ka G Suite'i.

ZDNet: leidsime teie ettevõttele 24 pilveteenust, mida sa kindlasti tahad proovida

G Suiteil on tavalised bürooseadmed

Ma kasutan Gmaili kui minu peamist sidevahendit ja elan seda pidevalt. 2014. aastal vahetasin töölaualt Outlooki Gmaili ja ei ole hetkeks kahetsenud.

Minu jaoks on G Suite'i tuum Gmail. Kolm suurimat kasu on see, et see on kättesaadav kõikjal, ma ei pea muretsema, kus minu postifail on (mis oli probleem Outlooki päevil) ja otsinguvõimalus on suurepärane.

Mul on 18 GB e-posti, mis ulatub tagasi 1997. aastasse. Kui ma Gmaili kolisin, kolisin kõik oma Outlooki sõnumid Gmaili e-posti poodi. Seega, kuigi olen olnud Gmailis alles alates 2014. aastast, saan otsida kogu minu postiajalugu, mis läheb tagasi 21 aastat tagasi umbes sekundiga.

Kuna ma tean, et mõned teist küsivad, kasutasin teenust nimega YippieMove (tõsiselt, see on nende nimi). Kulus umbes nädal, kuid kõik minu sõnumid edastati suurepäraselt minu Office 365 kontolt Gmaili.

Gmaili kõrval on need G Suite'iga kaasasolevad standardrakendused:

• Kalender: kuna kalender haldab nii palju kalendreid, on see minu tööriist projektide ajastamiseks

• Docs: G Suite'i tekstiprotsessor

• Lehed: arvutustabel

• Slaidid: esituspakett

• Hoidke: suurepärane, väike märkmete tegemise tööriist

• Saidid: veebisaidi ehitaja

• Vormid: vahend kiirete, kuid üllatavalt võimsate vormide loomiseks

• Hangouts: vestlusvahend nagu Slack

• Hangoutsi kohtumine: Hangoutsi videokonverentsid

Ausalt öeldes on need G Suite'i põhilised ärirakendused, mida ma nimetaksin "piisavalt heaks". Enamiku kasutajate jaoks on enamiku rakenduste puhul dokumendid, lehed ja ülejäänud.

See tähendab, et kui te olete võimsuse arvutustabeli kasutaja, kes teeb kõrgetasemelist matemaatilist modelleerimist, soovite ilmselt töölaua Exceli. Kui kirjutate raamatut, mis peab töötama tootmissüsteemiga, võiksite soovida Microsoft Wordi või traditsioonilist töölaua avaldamise paketti. Nagu ma mainisin, teen ma hiiglaslikke esitlusi, nii et Microsoft PowerPointi töölaua versioon on ainus viis minna.

Kuid enamik kasutajaid ei ole väga spetsiifiliste, sügavate ja äärepoolseimate vajadustega energiatarbijad.

G Suite'i lihtsusel on tugev kaebus. Californias asuva Exprance'i omanik, digitaalne turundusettevõte Nick Nick Leffler ütles mulle: "Olen kasutanud G Suite'i juba aastaid ja see on olnud suur samm igal sammul. Selle asemel, et pakendada asjatutesse omadustesse, mis raskendavad asju ( nagu Office 365) on see puhas ja lihtne. "

Nick valis G Suite'i, sest "See on tuttav maa enamikule inimestest, nii et ei õpi seda tegema, see jääb lihtsalt teele ja läheb tööle."

Miks maksate G Suite'i eest, kui Google'i rakendused on tasuta?

Enamik inimesi teab, et Gmail ja erinevad Google'i rakendused nagu Docs ja Sheets on saadaval tasuta. Miks siis keegi maksaks neid G Suite'i vormis?

G Suite on loodud pakkuma erinevaid ärile orienteeritud funktsioone ja võimalusi. Sukeldan hiljem enamikus nendest funktsioonidest sügavamalt, kuid siin on kiire kokkuvõte sellest, miks võiksite osta G Suite'i tellimuse, selle asemel, et kasutada Google'i oma rakenduste tarbijaversioone:

• G Suite pakub kasutajate haldamise ja administraatori funktsioone mitmetele kasutajatele.

• G Suite lisab mõned väga huvitavad turvalised ja erasektori koostööfunktsioonid.

• G Suite võimaldab teil oma salvestust oluliselt suurendada.

• G Suite pakub mitmesuguseid auditeerimise ja äriteabe avastamise tasemeid.

• G Suite annab teile võimaluse kasutada oma e-posti domeeni.

• G Suite võimaldab teil valida numbri ja saada tegeliku, kasuliku inimabi.

Mõned neist on uskumatult kasulikud. Hindan isiklikult lisatud salvestust, isikupärastatud e-posti domeeni ja tuge. Millised omadused on teie ettevõttele kasulikud, sõltub sellest, mida te vajate.

Ma pingutasin sotsiaalmeediat ja küsisin mõnedelt inimestelt, kuidas nad kasutavad G Suite'i. Samantha Avneri on Regpack'i turundusdirektor, vähem kui 30 töötajaga online-registreerimistarkvara ettevõte.

Ta ütles mulle: "Me kasutame G Suite'i töövahendeid ulatuslikult meie ettevõttes, et hoida ülesannet ja hoida koostödokumente ühes kohas, kergesti redigeeritavaid ja kergesti otsitavaid ja otsitavaid." Ta rääkis mulle: "Dokumendid on minu turundusprojektide jaoks hindamatud ja lehed on ainus viis, kuidas ma saan aru, muuta ja jagada aruandeid, eelarveid ja palju muud."

Anita Williams Weinberg on loovagentuuri Seattle'is asuva VerbStudios'e juht ja loovjuht. Anita ütles mulle: "Minu meeskond kasutab G Suite'i tooteid laialdaselt, kuna me töötame koos algajatega palju. Paljud on blokeerimisplokid, AI või IoT firmad, nii et Google'i lahendus on nende jaoks väga kuluefektiivne."

Rääkides tasuvast, räägime hinnakujundusest.

G Suite'i hinnakujundus on selge ja arusaadav

Office 365 hinnakujundus võib tekitada segadust - Microsofti tasandil segadusttekitav. Erinevaid Office'i tellimusi on nii palju - olenevalt sellest, kas olete üksikisik või väikeettevõte, ettevõte, või teil on mõni olemasolev ettevõtte Windowsi litsentsimis- või Azure plaan - et on peaaegu võimatu kirjeldada kõiki võimalusi ühes artikkel.

Seevastu G Suiteil on kolm plaani: Basic, Business ja Enterprise. Siin on kiire kokkuvõte:

• Basic on $ 5 / month kasutaja kohta. Sa saad kõik kasutaja 30GB salvestused.

• Äri on $ 10 / month kasutaja kohta. Saate 1TB mälu kasutaja kohta. Kui teil on viis või enam kasutajat, saate tegelikult piiramatu salvestamise. Ma räägin sellest allpool rohkem. Samuti lisab see eDiscovery võime.

• Enterprise on $ 25 / month kasutaja kohta. Ettevõtlusplaanides on kõik äriplaanis koos kogu ettevõtte tasandi haldus- ja juhtimisvahenditega.

See on üks neist asjadest, mida ma G Suite'i kohta tõesti meeldib. See on selge ja arusaadav.

G Suite on võrgus ja ei vaja installimist

Office 365 on huvitav toode, sest see on hübriid. Kui ostate Office'i tellimuse, saate juurdepääsu allalaaditavatele Office'i põhirakenduste täisversioonidele (millised rakendused sõltuvad sellest, milline tellimus), ning mobiil- ja veebirakenduste piiratud versioonid.

G Suite on see, mida me geeks kutsume SaaS-i rakenduseks tarkvaras kui teenuses. Te tellite G Suite'i selle asemel, et seda osta. Erinevalt vana kooli installitavast tarkvarast, nagu Office'i põhirakendused, ei installita G Suite'i teie arvutisse. Selle asemel peate lihtsalt sisse logima oma G Suite'i kontole (nagu soovite Gmaili sisse logida).

Telefoni saab installida mõningaid mobiilirakendusi ja on võrguühenduseta režiim, nii et saate töötada G Suite'i projektidega, ilma et oleksite internetiga ühendatud. See on kasulik, kui reisite. Isiklikult, kui ma kaotan oma internetiühenduse, istun ma seal lihtsalt ja kurvastan, kuni bittid hakkavad uuesti voolama.

Candy Bellau on Kramerica Business Solutions OÜ omanik, raamatupidamis- ja äriteenuste pakkuja, mis asub Louisiana provintsis Metairie's, lihtsalt väljaspool New Orleans'i. Ta ütles mulle: "Ma armastan G Suite'i, kõik on seotud kokku, e-post, kalender, fotod, sõita, lehed. See kõik on seal. Ma saan sülearvutist, telefonist või muust arvutist juurdepääsu igale vajadusele. on minu töö ja minu elu jaoks nii palju lihtsam. "

G Suite Gmail, kalender ja oma e-posti domeen

Üks G Suite'i eeliseid on see, et saate luua oma isikliku domeeni oma postiserverina. See tähendab, et teil on e-posti aadressid, mille aadressid on ainulaadsemad kui sinu [email protected]. Selle asemel võite saada ja saata e-posti aadressil [email protected].

Nüüd võimaldab tarbija gmail ka isikupärastatud domeenist e-kirju vastu võtta ja saata. Erinevus on selles, et selleks (eriti saatmiseks) on vaja teist e-posti serverit, mis selle domeeni haldab. G Suite tegeleb domeeni hostimisega, mis vähendab komplikatsioone tohutult.

Ma usaldan kõigi oma projektide ja tähtaegade haldamiseks täiesti Google'i kalendrit. Kirjutan seda artiklit praegu Google'i dokumentides (kuigi ma kasutan ka Wordi - see sõltub enamasti sellest, mis minu klientidele kõige paremini sobib). Kasutan Hangoutsi oma töörühmadega suhtlemiseks. Ja mul on Google Drive'ile varundatud andmeid.

G Suite pakub väga lihtsat koostööd

G Suite sisaldab ka teenust Google+, mis on ka Google'i hallatav sotsiaalne võrgustik. Mis teeb Google+ teenusest G Suite'i huvitavaks, on see, et saate luua oma privaatset turvalist ettevõtte sotsiaalset võrgustikku. Nii et kuigi Google+ kui Facebooki konkurent ei pruugi olla saavutanud märkimisväärset veojõudu, võib osutuda väga kasulikuks Google+ funktsiooni kasutamine oma organisatsiooni sees.

Ma ei kasuta teenust Google+ palju, kuid kasutan G Suite'i rakenduspõhist koostööd. Lihtsamalt öeldes saate ekraanil avada arvutustabeli või tekstitöötlusdokumendi ja jagada seda nii palju oma meeskonnaliikmeid kui soovite. Igaüks saab seda redigeerida ja muudatused ilmuvad nende kirjutamisel.

Minu meeskonnad kasutavad seda telefoni koosolekutel sageli, hoides mõnikord kaks või kolm dokumenti ja korraga ekraanil. Meeskonna liikmed saavad oma märkmetesse lisada, muuta arvutustabeli rakke või muuta teksti. Kirjutan tihti pealkirju otse kõnele ja seejärel osutan sellele ja kliendid saavad teha muudatusi. See on tohutu aja säästja.

Shawn Breyer jookseb Atlanta baasil Breyeri kodutarbijatele, kes ostavad kodu. Vaadake oma veebilehte, sest neil on kodu müügiturul huvitav ärimudel. Shawn ütles mulle: "Oleme võimelised oma toodangut kiirendama G Suite'i koostööfunktsioonidega. Samal ajal võib sama Google Sheets'i failiga töötada viis inimest."

Et olla õiglane, võimaldab Microsofti põhirakenduste veebiversioonid ka suurepärase koostöö, kuid see ei vähenda G Suite'i koostöövõimet. Ma leian, et G Suite'i on palju lihtsam seadistada, juurde pääseda ja siseneda.

Ka Google'i rakendused on koostöös kasutamisel palju tavalisemad. Sajadel (kui mitte tuhandetel) telefonikoosolekutel olin seal, kus me jagame elavaid dokumente, ma arvan, et ainus kord, kui kasutasime Office 365 online-rakendusi, oli see, kui klient oli Microsoft.

Google Drive salvestab kõik teie dokumendid pilve

Google Drive on Dropboxi, Microsofti OneDrive'i, Boxi ja muude sarnaste teenuste otsene konkurent.

Nagu ka teiste G Suite'i rakenduste puhul, on Google Drive'i ja G Suite'i küpsetatud Google Drive'i tarbija- ja individuaalne versioon. Erinevalt teistest Google'i tarbijaprogrammidest peavad kasutajad Google Drive'i eest maksma mõlemal viisil - ja individuaalne versioon võib saada palju kallim kui G Suite'i tellimus.

Vaatame kõigepealt tarbijaversiooni. Tänaseks (ladustamisteenuste hinnakujundus muutub palju, nii et see võib muutuda selle lugemise ajaks), tarbijad saavad tasuta 15 GB mälu. Kui kasutate Gmaili, söövad kõik teie sõnumid sellesse mällu, nagu ka kõik teie rakenduste failid. Google lubab ka mõnda tasuta fotosalvestust, kuna Google Drive'i tarbijaversioon on paljude Android-telefonide varundamine.

Pärast seda, kui 15 GB on salvestatud (jällegi Google Drive'i mitte-G Suite'i versioonis), on see selline:

• Kuni 100 GB: $ 1, 99 / kuus

• Kuni 1 TB: $ 9, 99 / kuus

• Kuni 10 TB: 99, 99 dollarit kuus

• Kuni 20 TB: 199, 99 $ / kuus

• Kuni 30 TB: 299, 99 dollarit kuus

Nagu näete, lisab see.

Nende hindade võrdlemine G Suite'i hindadega võtab veidi aju keerdudes, kuid töötab minuga mõneks minutiks. G Suite'i jaoks on Googleil kaks hinnakujunduse mudelit: A kasutaja salvestamise ja täiesti piiramatu salvestamise kohta.

G Suite'i odavatel kohtadel on kasutaja kohta ladustamine. Põhiplaanis on 30 GB pilvemälu (koos kõigi teiste eespool kirjeldatud G Suite'i funktsioonidega) $ 5 / month kohta. Kui kõik soovis ladustamist, siis on 100 GB suurune 1, 99 dollari suurune tarbijaversioon parem lahendus.

See on äriplaan, kus asjad hakkavad huvituma. Kui teie äriplaanis on vähem kui viis kasutajat, maksate iga kasutaja kohta $ 10 / kuus ja saate 1 TB ühe kasutaja kohta. See on sisuliselt sama asi kui tarbijate teenindamisel.

Aga kui sul on viis kasutajat või rohkem (kas äri- või ettevõtlusplaanis), siis äkki on teil piiramatu salvestus. See on suur.

Varem oli see, et paljud pilvesalvestusfirmad pakkusid piiramatut ladustamist, kuid ükshaaval olid need pakkumised tagasi tõmmatud. Nüüd on ainus ettevõte, mille ma leidsin, mis pakub piiramatut hinda väikeste ettevõtete poolt, on Google.

Minu Google Drive'is on pilves umbes 13 TB. Mul on rohkem, kuid kuna ma läksin Google Drive'i, on Comcast'i üleslaadimise kiirus nii aeglane, mul õnnestus sinna 13 TB. Mul on palju rohkem minna. Kasutan Google Drive'i oma pilveteenuse teenusena koos kõigi minu dokumentide elusate koopiatega. (Rohkem sellest natuke.)

Kui ma püüaksin seda 13 TB-d Google Drive'i tarbijahindade mudeli abil salvestada, maksaksin ma ligi kakskümmend dollarit kuus ja kõik see ladustamine oleks seotud ainult minu kontoga. Minu väikeettevõte hõlmab mu naist ja ta ei saaks seda mäluruumi lihtsalt jagada.

Teisest küljest olen ostnud viie kasutaja jaoks tellimuse Google G Suite'i äriplaanis. Iga kasutaja maksab $ 10 / kuus. Sellisena maksan ma viiskümmend taala piiramatu ladustamise eest, mitte kakssada dollarit kuus ladustamiseks 20 TB suuruse korgiga.

See on natuke imelik, sest mul on ainult kaks tegelikku kasutajat, kuid $ 50 / month summa maksmisel avanevad Google'i suured ressursimahud täielikult. Ma tean ka, et saan hõlpsasti lisada kuni kolm täiendavat töötajat projektidesse, suurendamata oma igakuist G Suite'i kulutust.

Ilmselgelt, kui te ei pea terabaiti salvestama või varundama, ei pruugi te seda teenust vajada. Kuid pidage meeles, et sellised projektid nagu 4K videotooted söövad ladustamist väga kiiresti. Minu jaoks on see minu ladustamise arhitektuuri oluline osa.

Minu ainus hirm (ja see on mõistlik, arvestades Google'i toodete tapmise ajalugu) on see, et ühel päeval Google muudab oma piiramatut ladustamispoliitikat nagu Amazon. Minu ainus tõeline lootuse allikas on see, et Google maksab vähemalt 60 dollarit aastas, mitte 60 dollarit aastas. Kuna ladustamiskulud on alati langemas (eriti Google'i jaoks, kes ostab salvestusi planeedi suurusega tükkideks), võib see olla piisav, et hoida programmi.

Täistekstiotsing (isegi piltides)

Lõpetan G-paketi ülevaate ühest minu lemmikfunktsioonist. Nüüd, kui ma säilitan enamiku oma dokumentidest ja failidest Google Drive'i pilves, pääsen Google'i legendaarsele otsingule minu dokumentide jaoks.

See on suur, sest Google Drive ei otsita ainult teksti tekstidokumentides. OCR teeb kõike, nii et isegi kui märkisite foto ja kõik, mis teil selles failis on, on pikslid, leiab Google Drive selle.

Gmaili vahel kõikidele minu postitustele alates 1997. aastast ja Google Drive'ist (mis sisaldab kõiki minu valitsusväliseid ja mitte-FERPA-de piiratud dokumente), saan otsida peaaegu kõike, mida ma olen kunagi kirjutanud, alla laadinud, skaneeritud või pildistanud. ettevõtte dokumente.

Üks asi, mida selle kohta märkida: G Suite Google Drive'i otsing austab juurdepääsuõigusi. Kuna ma olen oma väikeettevõtte peamine kasutaja, on mul juurdepääs kõikidele failidele. Kuid teised töötajad või partnerid näevad ainult seda, mis on neile avatud G Suite'i märkimisväärse juhtimis- ja juurdepääsukontrolli kaudu.

Kas peaksite saama G Suite'i?

Nagu peaaegu iga ostu puhul, peab alati-ostu-otsus alati sõltuma teie ainulaadsetest vajadustest. See tähendab, et G Suite'i hinnakujundus on taskukohane peaaegu iga väikeettevõtte poolt ning kasu on üsna suur.

Kas mulle teeb muret, et Google näeb kõike, mida ma teen? Jah. Punkti. Kuid kuna peaaegu kõik organisatsioonid, kellega koos töötan (sealhulgas valitsusasutused) kasutavad ka Google'i tooteid ja teenuseid, näen, et Google näeb minu asju ühel või teisel viisil. Niikaua kui Google läheb oma viisist, et kaitsta ennast rikkumise eest - ja neil on paremad võimalused seda teha, kui ma kunagi olen - ma ei ole liiga mures, et minu dokumendid lähevad Suure indeksi juurde Taevas.